SISTEM-SISTEM DALAM MENANGANI SURAT

SISTEM-SISTEM DALAM MENANGANI SURAT

• SISTEM ABJAD

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

a)      Sistem abjad dipilih karena :

1)      Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

2)      Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama.

3)      Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.

4)      Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.

b)      Keuntungan Sistem Abjad

1)      Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.

2)      Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

3)      Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan.

4)      Mudah diterapkan.

c)       Kerugian Sistem Abjad

1)      Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.

2)      Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah dalam penyimpanannya.

Pengaturan dalam mengindeks antara lain :

1)      Nama orang harus dibalik.

2)      Nama orang Korea atau China tidak boleh dibalik.

3)      Untuk membuat kode diambil dari dua huruf didepan setelah  dibalik.

4)      Nama orang yang mempunyai marga tidak boleh berada di depan

Contohnya :

1)      Caption   :   Siti Awaludin

2)      Indeks     :   Awaludin, Siti

3)      Kode       :    Aw

• SISTEM SUBJEK

          Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama masalah/perihal/subjek pada surat.

          Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

          Tujuan pembuatan daftar klasifikasi :

1)      Agar istilah-istilah yang digunakan untuk pengelompokkan dokumen dapat dibuat dan tetap seragam.

2)      Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul ditempat yang sama dan berdekatan jika ada surat yang saling berkaitan.

3)      Mengusahakan agar arsip dapat ditangani secara mudah, cepat , dan tepat.

• SISTEM TANGGAL

          Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.

          Daftar klasifikasi tanggal :

Tahun ( tanggal utama ), sebagai kode laci.

Bulan ( Sub tanggal ), sebagai kode guide.

Tanggal ( sub-sub tanggal ), sebagai kode hanging folder.